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Guía de ayuda rápida Salescentral

Primeros pasos para configurar la cuenta de Salescentral

Qué son los entornos

Salescentral organiza la información por entornos colaborativos. Un entorno es un espacio de trabajo en el que se comparte información con las personas que están invitadas. La información de cada entorno es confidencial y no se comparte con otros entornos.

La información que se puede compartir son Fichas de clientes, Oportunidades de venta, Actividades comerciales o Documentación comercial.

A los entornos se pueden invitar tanto a compañeros de la empresa, proveedores y hasta clientes, pudiendo elegir si la información a compartir es privada (sólo para mi), confidencial (sólo para mi equipo de trabajo) o pública (accesible también a los clientes).

Existen tres tipos de entornos

  1. Entorno Privado: Es un entorno en el que no se puede compartir la información ni invitar a nadie a este entorno. Es en el Entorno Privado en el que se realiza la importación masiva de contactos de empresas.
  2. Entorno de Colaboración: Son los entornos en los que se invitan a otros usuarios, de la misma organización o de otras empresas, a colaborar.

Se pueden crear tantos entornos de colaboración como se necesiten. Se pueden crear entornos por empresas representadas, por tipos de clientes o por zonas comerciales.

  1. Entorno General: Es el entorno de consulta que hace de resumen de todos los entornos que tiene el usuario. En este entorno no se puede editar la información.

Los Entornos Privados y General se crean automáticamente al crear la cuenta del usuario, los Entornos Colaborativos hay que crearlos según las necesidades del usuario, desde la opción del menú desplegable de Entornos.

 

Configuraciones iniciales.

Desde el menú del usuario, aparece la opción de Configuración. Desde este menú podremos hacer las primeras personalizaciones de nuestra cuenta, como son:

  • Categorías de empresa: Se trata de etiquetas para las distintas clasificaciones que puede tener una empresa, como pueden ser Cliente A, B o C, Clasificación por sector de actividad o por zona geográfica. Una empresa puede tener asignadas varias categorías.
  • Origen de empresa: Es el campo por el que se define por el canal a través del cual se tuvo el primer contacto con la empresa. Es un campo muy útil para la gestión de campañas comerciales. Por defecto vienen creados algunos, aunque se pueden personalizar.
  • Tipos de empresa: Son los distintos de empresas con los que nos relacionamos, como pueden ser lead, cliente potencial, cliente, distribuidor, prescriptor…
  • Pipeline: El Pipeline o “Tubería de ventas” son las etapas que componen un proceso comercial, desde el primer contacto con el posible cliente hasta el cierre, sea ganado o perdido.

Se pueden crear tantos Pipelines como sean necesarios.

Los Pipelines se pueden personalizar, creando las etapas para cada tipo de proceso de ventas y asignando un porcentaje de éxito a cada etapa, de forma que sabiendo el importe de la oportunidad de venta y la etapa en la que se encuentra, podremos hacer una estimación de la facturación de la empresa.

Hasta que no se creen los Pipelines, no se pueden crear las oportunidades de venta.

 

Cómo crear y editar diferentes entornos

La flexibilidad de los entornos permite adaptarlos a las necesidades de cada organización comercial.

Además del Entorno Privado y el Entorno General, se puede crear un entorno específico para cada empresa representada, en el caso de que seamos Agentes Comerciales, o tener entornos por tipo de cliente, equipo de ventas o zona comercial.

Es importante destacar que la información y clientes que hay en un entorno, es confidencial no se comparte con el resto de entornos de la empresa.

Desde el menú desplegable de entornos, aparece la opción de Crear entorno y Configuración de entorno.

Para crear un entorno, es recomendable darle un nombre descriptivo. A continuación podemos decidir a las personas que invitamos al entorno a colaborar, asignándoles un rol como administrador, editor o colaborador.

También hay que indicar qué contactos de empresas clientes, que tengamos en otros entornos, queremos incluir en este nuevo entorno. Estos contactos aparecerán en el menú de Empresas y Contactos.

Cuando tengamos seleccionados los contactos de clientes que queremos tener en el entorno que estamos creando, podemos elegir si sólo los queremos tener como contacto, o si también los queremos invitar a compartir información con ellos. En la tabla correspondiente se indica si han aceptado la invitación o sigue pendiente.

La información que se puede compartir con los clientes en el entorno son las actividades públicas y el calendario.

Cómo crear una empresa

Las empresas se deben crear desde el apartado de contacto situado en el menú principal de Salescentral.

Dentro de contactos distinguimos empresas y contactos siendo las empresas los clientes en nuestros entornos y los contactos las personas con las que nos relacionamos y pertenecen a las empresa, y por tanto, van asociados a ellas.

Para crear una empresa dentro de Salescentral accederemos al apartado de contacto en el menú superior e iremos al apartado de empresas

Para registrar una empresa rellenaremos un formulario con información básica de la empresa (Nombre, CIF), información de contacto (Dirección Fiscal, Municipio, Provincia, País…)y una serie de datos adicionales (Origen del contacto, Categorías, Tipo de empresa, Número de cuenta…).

También nos dará la oportunidad de crear un contacto asociado a la empresa rellenando una ficha básica de contacto. En caso de no añadir un contacto asociado a la empresa, nos generará automáticamente un contacto básico de esa empresa.

Si queremos añadir un contacto asociado a esa empresa solo deberemos rellenar los datos de contacto y hacer click en “Añadir Contacto”. Si deseamos añadir varios contactos a la empresa solo tendremos que rellenar el formulario del contacto y hace click en “Añadir contacto” tantas veces como contactos deseemos añadir.

Tanto el contacto básico como los contactos que añadamos a la empresa se podrán editar una vez creados y podrán añadirse nuevos contactos a las empresas.

Cómo crear un contacto

Para crear un contacto asociado a una empresa debemos hacerlo cuando creamos la empresa o posteriormente desde el apartado de contactos de Salescentral.

En el caso de crear un contacto cuando creamos la empresa lo haremos desde el apartado de “Añadir Contacto” que aparece en el formulario de creación de empresas.

Para crearlo rellenaremos una serie de campos básicos sobre el contacto (Nombre, Apellidos, Dirección, Teléfono, e-mail…) y haremos click en añadir contacto.

Podemos añadir desde este apartado tantos contactos como queramos rellenando los formularios y haciendo click en “Añadir contacto”. Todos los contactos creados desde este apartado estarán asociados a la nueva empresa que estamos creando. 

En caso de querer añadir un contacto a una empresa ya creada lo haremos desde los contactos situados en Contactos > Contactos.

Dentro de la ficha de cliente de la empresa accederemos al apartado de contactos y haremos click en “Añadir contacto”. Esto nos abrirá un pequeño formulario con los datos básicos del contacto como ya hemos visto anteriormente. La última opción del formulario nos permitirá asociar el contacto a una empresa ya existente.

Los contactos además irán asociados a una persona (comercial) dentro del entorno y cada comercial contará con una serie de clientes, no pudiendo ver todos los clientes que hay dentro del entorno. Cada persona verá sus propios clientes y los clientes que no han sido asignados a ningún comercial.

Cómo crear una oportunidad

Las Oportunidades en Salescentral podemos encontrarlas en el apartado de “Oportunidades” dentro del menú principal.

Las oportunidades además podrán ser creadas desde diferentes partes de Salescentral, el apartado de Oportunidades del menú superior o los apartados de oportunidades de las fichas de empresa o contactos.

Para crear una oportunidad primero tendremos que seleccionar el Pipeline al que pertenece la oportunidad. El resto de datos para crearlos serán los datos relacionados con la oportunidad en si, el nombre, el cliente, la etapa en que se encuentra, el importe, la prioridad que tiene la oportunidad o la fecha de vencimiento. Dentro de la oportunidad también se puede añadir comentarios adicionales.

La importancia de la oportunidad en el entorno reside en el “Responsable Asignado”. La persona del entorno a la que se le asigna la oportunidad será la persona que tendrá acceso a la oportunidad y todo lo relacionado con ella. El resto de comerciales del entorno no podrán visualizar la oportunidad.

Las oportunidades además podrán ser editadas para actualizar la etapa en la que se encuentra la oportunidad, cambiar la prioridad que le damos, añadir comentarios o incluso asignarla a otro responsable.

En este último caso si cambiamos la oportunidad de responsable, el nuevo responsable pasará a ver todo lo relacionado con la oportunidad con ese cliente y el antiguo responsable ya no podrá acceder a esa oportunidad.

Dentro del apartado de Oportunidades podremos ver todas las oportunidades del entorno que tenemos asignadas o las oportunidades que se encuentran sin asignar a ninguna persona. Se mostrará en forma de tabla permitiéndonos una visión general de las oportunidades que tenemos pudiendo aplicar filtros a la hora de buscar una oportunidad u otra.

Dentro de los apartados de Oportunidades en ficha de empresa o de contacto, encontraremos las oportunidades que tenemos con ese contacto en ese entorno mostrándonos la información más relevante sobre la oportunidad (Nombre, etapa, vencimiento, prioridad…).

NOTA: El propietario/administrador del entorno sí que podrá ver todas las oportunidades y actividades del entorno sin importar a quién esté asignado.

Cómo crear una actividad

Las actividades las encontramos en el apartado del menú superior de Salescentral “Actividades”.

Las actividades, al igual que las oportunidades, podrán ser creadas desde el apartado de actividades del menú principal y desde el apartado actividades dentro de las fichas de empresa o cliente.

Para crear una actividad tendremos que elegir un tipo de actividad que previamente habrá sido creada en el apartado de configuración de nuestra cuenta de Salescentral (Para más información leer más arriba). También seleccionaremos la fecha en que se realiza la actividad además del cliente (empresa) y contacto con el que realizamos la actividad.

Esa actividad irá mayoritariamente asociada también a una oportunidad de negocio con ese cliente, por lo que también podemos asociarla a una oportunidad con ese mismo cliente que ya haya sido creada anteriormente.

La actividad se asignará a un responsable que será la persona encargada de realizarla, y llevar a cabo las actualizaciones sobre la tarea. 

Dentro de la creación de una actividad podremos limitar la visibilidad que esta tendrá en el entorno, pudiendo ser pública, privada o confidencial.

  • Privada: Esta actividad solo podrá ser vista por la persona a la que está asignada dentro del entorno.
  • Confidencial: La actividad será visible para todo el equipo de trabajo del entorno, por lo que todos los comerciales del entorno podrán ver la actividad.
  • Pública: La actividad será visible por todo el equipo de trabajo del entorno y además el cliente con el que se realiza la actividad también puede verla. (Para ello el cliente debe estar registrado en Salescentral y debe ser invitado al entorno)

Por último dentro de la actividad podemos asignar el estado en que se encuentra la actividad (En proceso, Realizada, Pendiente) y añadir comentarios dentro de la actividad.

Dentro del apartado de Actividades del menú podremos acceder a todas las actividades del entorno que tengamos asignadas, no estén asignadas a nadie, sean de carácter público o sean confidenciales. Podremos aplicar filtros de búsqueda a las actividades como responsable asignado, cliente o estado de la actividad.

Dentro del apartado de actividades en la ficha de cliente o ficha de empresa podremos ver las actividades de esa empresa o contacto por fecha de realización de la actividad.

Si deseamos ver todas las actividades relacionadas con una oportunidad, lo podremos hacer desde la misma oportunidad. En los detalles de la oportunidad se muestra debajo un Timeline con todas las actividades que se han llevado a cabo y programadas con esa oportunidad de negocio.

NOTA: El propietario/administrador del entorno sí que podrá ver todas las oportunidades y actividades del entorno sin importar a quién esté asignado o la visibilidad que tenga.

Calendario

El apartado de calendario en Salescentral, situado en el menú principal, sirve como agenda para el comercial del entorno.

En el calendario se mostrarán las actividades, oportunidades y eventos programados en vista de calendario para que el usuario sepa todas las cosas que se llevan a cabo con total control.

Dentro del calendario se distinguirán por colores las distintas oportunidades y actividades para una mayor diferenciación y podremos cambiar la vista del calendario por mes, semana o diario.

En el calendario nos aparecerán las actividades en proceso, actividades realizadas, actividades pendientes, oportunidades por vencer y eventos.

Además haciendo click en cada actividad/oportunidad nos llevará a esa actividad/oportunidad donde podremos ver en detalle de que se trata y nos permitirá editarla en caso de que sea necesario.

Los calendarios serán independientes por entorno. En cada entorno tendremos el calendario que contendrá las actividades y oportunidades que tenemos en ese entorno.

Si deseamos una visión global de todo lo que tenemos tendremos que irnos al Entorno General donde se nos mostrará el calendario conjunto de todos los entornos en los que estamos y nos permitirá llevar una gestión óptima de nuestro tiempo y agenda.

Mapas

Los Mapas es una de las grandes apuestas de Salescentral. Gracias a ellos podremos optimizar nuestras rutas y podemos tener un mapa de calor de nuestro clientes, conociendo la zona geográfica en la que se concentran y las mejores zonas para nuestra representada.

El apartado de mapas en Salescentral se sitúa en el menú principal y cuando accedemos se nos muestra un mapa donde nos aparecen nuestras oportunidades y clientes situados geográficamente.

El mapa además nos permitirá filtrar y mostrar únicamente los clientes, las oportunidades o ambos según nos convenga en el momento.

Gracias al mapa y a la situación geográfica de clientes y oportunidades, los comerciales dentro del entorno podrán establecer las rutas de visitas de forma óptima y las empresas pueden realizar mapas de calor con la localización de sus clientes y oportunidades.

A cada comercial le aparecerá en el mapa las oportunidades y contactos que tenga asignados y los que se encuentren sin asignar. Ningún comercial podrá ver contactos que no tiene asignados ni podrá ver mapas de otros comerciales.

En cada entorno el mapa que aparecerá será con las oportunidades y contactos que tenga asignados en ese entorno. En caso de querer acceder a una vista global, lo haremos desde el mapa del entorno general, donde nos apareceran todos los clientes y oportunidades de todos los entornos en los que trabajamos.

Resumen (Cuadro de mando)

El “Dashboard” o Resumen en el menú superior de Salescentral, se trata de un cuadro de mando con la información más relevante del entorno que nos permite llevar un control sobre las oportunidades y actividades que llevamos a cabo. La información que se muestra solo tiene en cuenta las oportunidades y actividades que tenemos asignadas nosotros y las que se encuentran sin asignar (No cuenta nada de lo que este asignado a otro usuario del entorno).

En el Resumen se nos muestra siempre el nombre del entorno en el que nos encontramos (Para evitar errores de visualización) seguido de 4 indicadores generales de ese entorno:

  • Oportunidades Ganadas: Nos muestra el importe de las oportunidades ganadas y la cantidad
  • Oportunidades en Proceso: Nos muestra el importe de las oportunidades en proceso y la cantidad
  • Total Actividades: Todas las actividades que hemos realizado y cuántas de ellas están pendientes.
  • Total de clientes: Número de clientes y contactos que tenemos

También podemos ver una serie de gráficas con información relevante del entorno como Número de oportunidades, Importe de las oportunidades y actividades.

NOTA: Todas estas gráficas pueden ser filtradas por fecha pudiendo filtrarla por el último año, últimos 6 meses, último mes, últimos 30 días, últimos 7 días, ayer y hoy.

También se nos muestra en el resumen las actividades recientes, mostrando las actividades que se encuentran en proceso y las actividades que tenemos pendientes en ese entorno.

Como ya hemos mencionado cada entorno tendrá su propio resumen donde podremos ver un cuadro de mando concreto para nuestro rendimiento en ese entorno.

Si deseamos tener una vista global lo tendremos que ver desde el entorno general, donde se nos mostrará un cuadro de mando que englobará los datos de todos los entornos en los que participemos.

NOTA: El propietario/administrador del entorno podrá ver en el resumen el desempeño completo del entorno englobando la información de todos los comerciales que participen en él.

Cómo crear un usuario en la cuenta de la empresa

Para crear un usuario dentro de la cuenta de la empresa lo haremos desde el apartado de configuración de la cuenta.

Dentro de la configuración de la cuenta nos iremos al apartado de “Listado usuarios empresa u organización”. En ese apartado le daremos a “Añadir usuario”.

Para añadir al usuario rellenaremos una ficha de usuario con los datos básicos (Nombre, apellidos, correo…) y le asignaremos un rol dentro de la empresa pudiendo ser administrador, gestor, responsable o comercial.

También le asignaremos una contraseña nosotros mismos que podrá ser cambiada con posterioridad por el usuario.

Una vez relleno el formulario le daremos a “Añadir”. Con ello el usuario ya estará creado dentro de nuestra empresa y ya podrá acceder a Salescentral.

NOTA: La primera vez que ingrese a Salescentral tendrá que verificar su correo electrónico y su cuenta tendrá que ser activada.

Cómo invitar a un cliente a colaborar en un entorno

Para invitar a un cliente a colaborar dentro de nuestro entorno tendremos que invitarlo desde los ajustes del entorno, accediendo a ellos a través del desplegable de los entornos (A esta opción solo podrá acceder el propietario del entorno).

Dentro de los ajustes del entorno bajaremos hasta la opción “Contactos de empresas clientes ya añadidos a este entorno”. Ahí nos aparecerán los contactos de los clientes del entorno por lo que para que aparezcan ahí nuestros clientes debemos crear los clientes dentro del entorno o traernos los clientes al entorno desde la opción que encontramos un poco más arriba “Añadir nuevos contactos de empresas clientes a este entorno”.

Una vez que tenemos nuestros clientes dentro del entorno y nos aparecen en el apartado de los ajustes “Contactos de empresas clientes ya añadidos a este entorno” veremos que a la derecha de los contactos nos aparecerá una columna llamada “Invitado” con una cruz en rojo en cada uno y un columna de acciones con una flecha en un recuadro verde.

Para invitar a los clientes tendremos que darle a la flecha verde de la última columna y en la columna de invitado nos aparecerá un Check verde como muestra de que ya ha sido invitado. Para evitar el spam las invitaciones se podrán enviar cada 1 hora al mismo contacto.

Al cliente le llegará la invitación vía correo electrónico y para aceptarla tendrán que darle al botón “Aceptar Invitación” en el correo. Previo a ello deberán tener una cuenta en Salescentral como empresa o registrarse antes de aceptar la invitación (Todo esto se explica en el correo electrónico de la invitación).

Una vez registrado y aceptada la invitación, el cliente podrá acceder al entorno dentro de Salescentral y ver la información relacionada con él dentro del CRM.

A nosotros nos aparecerá en los ajustes en el apartado “Contactos de empresas que están incluidos en este entorno” un listado completo de todos los clientes que han aceptado la invitación al entorno y ya se encuentran colaborando dentro de Salescentral contigo.

Cómo invitar a un proveedor a colaborar en un entorno

En el caso de querer invitar a un proveedor a colaborar dentro de un entorno, tendremos que invitarlo desde los ajustes del entorno, accediendo a ellos a través del desplegable de los entornos (A esta opción solo podrá acceder el propietario del entorno).

Dentro de los ajustes del entorno nos iremos al apartado “Añadir un nuevo comercial o proveedor a este entorno”. En esa opción añadiremos el correo electrónico del proveedor y seleccionaremos la opción de proveedor justo debajo, finalizaremos dándole al botón de Añadir.

Una vez hecho esto, le llegará vía correo electrónico la invitación al proveedor a trabajar en el entorno compartido. Previamente a aceptar la invitación al entorno, el proveedor debe estar registrado como usuario de Salescentral.

Una vez aceptada la invitación del entorno, el proveedor ya podrá acceder al entorno dentro de Salescentral y comenzar a colaborar dentro del entorno.

Cuando el proveedor ya se encuentre dentro del entorno en Salescentral, éste deberá aparecernos dentro de los ajustes del entorno en el último apartado “Comerciales o proveedores que están incluidos en el entorno”.

NOTA: Al crear la cuenta, el proveedor tendrá que verificar su correo electrónico y su usuario tendrá que ser activado.

Cómo Importar un contacto desde la plantilla Excel 

En el caso de querer  importar una serie de contactos de manera rápida lo podrás hacer a través de la plantilla de Excel que nosotros te facilitamos.(A esta opción solo podrá acceder el propietario del entorno).

Deberás clicar en “ Entorno Privado” para después ir a los Ajustes del Entorno, donde encontrarás la plantilla Excel para poder descargar, simplemente clicando encima de Descargar Plantilla.

Una vez descargado esta plantilla se guardará en su equipo, está plantilla se abrirá con Excel y tendrá que ser rellenada. En este Excel encontraremos 2 hojas distintas una de Datos de la Empresa  y Datos del Contacto, hay una serie de campos obligatorios como son el Nombre de la Empresa, Código de la Empresa, Dirección, Código de Contacto y Nombre del Contacto.

Cuando haya sido rellenados todos los datos necesarios, guardaremos esta hoja de Excel. Volveríamos a SalesCentral donde nos encontramos anteriormente y clicaríamos encima de Realizar  Importación y adjuntaríamos el Excel guardado anteriormente. Esperaríamos unos segundos y tendríamos nuestros contactos importados.

NOTA: Es muy importante que los Campos Obligatorios estén escritos correctamente.

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